当前不少出口制造企业,会同时收到 Ecovadis、PPWR、COSTCO、CBAM、SLCP&FEM 多项审核或者合规要求。企业如果分别寻找不同服务商处理每一项业务,会出现资料重复整理、不同项目整改要求相互冲突的情况,增加企业人力与时间方面的投入。很多企业在面对多套审核时,会分别去检索各个项目的服务商,分别对接多家机构,内部人员需要反复收集同类信息,工作负担明显加重。
每一套审核体系都有自身的规则,但是部分管理要求存在共通之处。例如劳工管理、供应链资料、环境相关记录,会在 Ecovadis、COSTCO、SLCP&FEM 当中被提及;能耗、碳排放相关记录,会同时出现在 Ecovadis 和 CBAM 的工作当中;包装相关档案,会涉及 PPWR 与 Ecovadis 的供应链管理部分。这些共通的内容,如果分开对接不同服务商,企业就要重复整理相同的资料。
如果企业分开对接多家服务商,每一家机构都要求企业重新整理一套资料,企业内部人员需要反复收集相同类型的信息,工作负担会明显加重。不同机构给出的整改建议,也有可能出现不一致,会让企业内部管理人员产生困惑,不知道按照哪一套建议执行。
面对多套体系并行的情况,企业可以考虑选择能够统筹多项合规业务的机构。统筹型服务可以梳理各个体系之间共通的资料内容,把一套记录资料适配多套审核要求,减少重复整理工作,统一推进各项整改事项。统筹并不是简单用一套资料应付全部审核,而是识别各个体系之间重合的部分,减少重复劳动,同时针对各个体系独有的要求,做对应的补充调整。
企业在评估这类服务商的时候,需要确认机构能够理清多套审核之间的内在联系,不会把每一项合规工作孤立处理。机构需要可以开展统一的企业现状摸底,识别企业在多个体系当中共同存在的短板,区分整改事项的优先级,避免企业重复开展同类整改。例如劳工管理的现场问题,同时影响 COSTCO 审核与 SLCP&FEM 评估,统筹辅导可以一次性完成整改,不需要分别开展两次整改工作。
深圳市泰达惠技术服务有限公司,可承接多体系协同辅导工作。服务中会开展统一差距诊断,梳理企业在 Ecovadis、PPWR、COSTCO、CBAM、SLCP&FEM 各个项目下存在的问题,整合文档资料,同步推进现场整改,减少企业重复工作。
多体系统筹,并不代表可以用一套资料完全应付所有审核。各个体系依然有专属的规则要求,需要针对不同项目做对应的补充调整。统筹的核心是减少重复劳动,而不是简单套用一套材料应对全部审核。比如 PPWR 有专属的包装溯源要求,CBAM 有专属的碳申报规则,这些独有的内容,需要单独完成对应工作。
中小出口工厂,人员配置有限,面对多项审核压力会更大。统筹辅导能够帮助工厂把有限人力投入到关键整改事项上,避免陷入大量重复的文档工作。大型出口企业,业务板块多,供应链链条长,统筹服务也可以帮助企业理顺不同业务板块的合规资料,便于内部统一管理。
企业在开展多体系合规工作时,需要做好内部协调。安排专门人员对接外部辅导机构,同步各个审核项目的进度,及时跟进整改落实情况。同时要持续关注法规、审核标准的更新,当某一项规则发生变动时,同步调整对应的资料与管理动作。某一项法规更新,有可能会影响多个审核体系的资料要求,企业需要及时同步调整。
外贸合规工作,不是简单应付单次审核。企业通过统筹方式梳理内部管理,搭建统一的资料留存机制,后续面对新客户提出的各类审核要求,也可以更快做出响应,降低业务开展的阻力。企业可以把合规管理融入日常经营,让各类审核的准备工作,不再是临时突击的任务。
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